Så kan en prisbelönt arbetsplats designas: “Utgå från forskningen”
För många är kontoret – näst efter hemmet – den plats man tillbringar mest tid på. Då kan man tycka att designen av våra arbetsplatser bör ägnas minst lika mycket omsorg och tankekraft som våra bostäder.
De senaste åren har mycket riktigt den här insikten – att kontoret inte bara är en arbetsplats, utan en del av en större helhet – börja vinna mark.
En som har egen erfarenhet av att förändra en arbetsplats med det här i åtanke är Heléne Lidström, som idag är arbetsplatsstrateg på Castellum. När hon tidigare var svensk marknadschef på ett stort globalt IT-företag fick hon en insikt att tekniken på några decennier hade förändrat människors vardagsliv i grunden – men att våra arbetsplatser inte hängt med:
– Våra kontor såg fortfarande ut som de gjorde när telefonerna satt fast med en sladd i väggen, säger hon.
– Men det var det egentligen inte. Problemet var att vi var 600 medarbetare och hade lika många skrivbord – trots att bara 30 procent av dem var belagda vid varje givet tillfälle. Vi hade helt enkelt inte optimerat ytorna utifrån våra behov.
Variation är nyckeln
När Heléne Lidström föreslog en radikal förändring av kontoren för att öka medarbetarnas välmående och produktivitet möttes hon först av skepsis och oro. För att uppnå bästa möjliga resultat såg hon därför till att arbeta med en vetenskaplig grund.
– För det här projektet jobbade jag mycket med tallriksmodellen för hjärnhälsa, en teori om att sinnet behöver sju komponenter för att må bra: sömn, fysisk aktivitet, fokustid, reflektionstid, samvaro, lekfullhet och återhämtning. Utöver det gjorde vi en grundlig behovsanalys för att se vilka behov och önskemål just våra medarbetare hade, säger hon.
Tallriksmodellen för hjärnhälsa, vars namn är en blinkning till näringslärans klassiska tallriksmodell, är utvecklad av de båda amerikanska forskarna David Rock och Daniel Siegel med utgångspunkten att en god hjärnhälsa – och balans i livet – kräver sju dagliga ingredienser, eller aktiviteter. Nyckeln är variation – precis som att vi helst inte ska äta samma maträtt varje dag.
Sömnen, till exempel, är såklart avgörande, men för att hjärnan ska må bra behöver vi även kunna få tid att fokusera utan avbrott, liksom möjlighet att "leka", eller att med ett öppet sinne ta oss an nya upplevelser.
På samma sätt är allas individuella behov olika och de växlar dessutom med tiden. Poängen är därför, understryker Daniel Siegel, att hela spektrumet av aktiviteter kan erbjudas varje dag, även om det bara är för en liten stund.
I kontorssammanhang kan det här innebära att man erbjuds olika zoner beroende på vilken uppgift man ska utföra. Kreativa möten blir oftast bättre om deltagarna kan träffas under avslappnade och bekväma former, medan fokuserat arbete kräver mer avskilda platser.
– När man ska skapa olika zoner tycker jag att det är viktigt att våga välja olika slags material i olika rum, exempelvis laminat, RAL-färger, textilier på möbler och gardiner. Då skapar man en tydlighet kring vad som gäller i varje zon men kan samtidigt skapa ett helhetsintryck, säger Philip Götesson, som är projektsäljare hos oss på AJ Produkter.
Han understryker att flexibiliteten och variationen kan skapas på fler sätt än genom zoner:
– Möten är något som tar upp en stor del av arbetstiden för många. Men det finns såklart olika sorters möten. De vanligaste mötet har 2-4 deltagare och då är lösningen ett mindre mötesrum. Ännu mindre telefonrum, där man kan slinka undan för att ta ett telefon– eller videosamtal, är också viktiga. För att öka flexibiliten kan man gärna låta dessa vara obokningsbara.
Han tycker också att det är viktigt att kunna välja sin arbetsplats – och arbetsställning – beroende på vad ens uppgift för stunden är.
– Under kortare stunder kan ju till och med en akustiksoffa eller ett laptopbord vara den bästa arbetsplatsen för det man ska uträtta, säger han.
“Nya kontoret” blev internationell snackis
Kontoret som Heléne Lidström var med och designade gick från att enbart erbjuda medarbetarna valet mellan skrivbord och mötesrum, till att innefatta en mängd zoner och mötesplatser anpassade efter olika behov. Här fanns exempelvis Parken för dem som ville arbeta i öppen och tillgänglig miljö med grönska och rörelse, Biblioteket för dem som önskade en tyst miljö och Sportbaren där infällda högtalare strömmade ut musik. Kontoret blev snart en internationell snackis.
För Heléne Lidström och hennes kollegor kom tidigt ett kvitto på att de var rätt ute med att designa om arbetsplatsen:
– Plötsligt började det drälla in utmärkelser som Sveriges Bästa Arbetsplats och Sveriges Snyggaste Kontor, och jag tog emot besökare från hela världen, säger Heléne Lidström.
För att se om de anställdas välmående och produktivitet faktiskt hade påverkats av det nya kontoret mätte bolaget både medarbetarnas upplevelse och det arbete som utfördes.
– Det är verkligen inte alltid man ser en stor förbättring i både trivsel och resultat på en arbetsplats, men så var det här. Det blev en succé.
Därefter har tallriksmodellen för hjärnan fortsatt att vara central för Heléne Lidström i princip alla projekt hon har varit involverad i:
– För att utifrån forskningen kunna skapa en hållbar arbetsplats där både kropp och knopp mår på topp.
Tallriksmodellens sju delar
- Sömn
När vi sover får hjärnan återhämtning och det vi har lärt oss och upplevt under dagen får en chans att befästas - Fysisk aktivitet
Fysisk aktivitet stärker hjärnhälsan på flera sätt – och har dessutom en positiv effekt på sömnen. - Fokustid
När vi fokuserar helhjärtat på en uppgift – utan avbrott och på ett målinriktat sätt – får våra hjärnor en möjlighet att skapa djuplodande kopplingar. - Reflektionstid
Tyst reflektion och fokus på sinnesintryck, känslor och tankar, kan hjälpa till att öka samarbetet mellan hjärnans olika delar. - Samvaro
Relationer är viktiga. Även för hjärnan och för vårt fysiska och mentala välbefinnande. - Lekfullhet
Spontana, kreativa och nya upplevelser kan hjälpa till med att skapa nya kopplingar i hjärnan, menar Daniel Siegler. - Återhämtning
Att låta hjärnan slappna av och tankarna vandra är nyttigt för att det låter oss “ladda om”.
Ergonomen listar 5 fysiska friskfaktorer
