Meble konferencyjne

Wychodząc ze spotkania często myślisz, że straciłeś czas? Nie łudzisz się już, że następnym razem będzie inaczej? Masz rację tak długo, jak nie wprowadzisz zmian w organizacji narad. Spotkanie to wciąż jedna z najważniejszych okazji do dyskusji, ustaleń, planów i podsumowań. Życie firmy to często właśnie serie następujących po sobie narad. Warto zadbać, aby odbywały się w komfortowych warunkach i były produktywne. Pytanie tylko: jak?

W dwudziestym pierwszym wieku wielu wydaje się, że rozwój nowoczesnych technologii prędzej czy później sprawi, że spotkania face-to-face nie są potrzebne. Nie jest to jednak prawda. Nawet najbardziej efektywne metody komunikacji zdalnej nie zastąpią rozmowy w cztery oczy (Jim Rohn, DIFFERENT EFFECTIVE METHODS OF COMMUNICATION (USEFUL), 2016). A więc spotkania są niezbędne. Jeśli czegoś nie można uniknąć, trzeba zrobić wszystko, co możliwe, aby zminimalizować jego wady. W przypadku spotkań skupimy się na poprawie organizacji, produktywności i warunków sprzętowych.

Poniżej przedstawiamy wskazówki, które podpowiedzą, od czego zacząć działania zmierzające do poprawy efektywności narad odbywających się na co dzień w środowisku konferencyjnym.

Wyznacz skutecznego przewodniczącego
Na spotkaniu najważniejszy jest nie szef, a przewodniczący, dlatego warto jeszcze przed rozpoczęciem zebrania wybrać odpowiednią osobę, która dobrze sprawdzi się w tej roli. Jakie cechy powinien mieć skuteczny lider? Powinien być dobrze zorganizowany i dysponować łatwością w zarządzaniu czasem. To on będzie dbał o porządek obrad, udzielał głosu i protokołował. Warto poprosić przewodniczącego również o przygotowanie pomieszczenia, powinien np. policzyć dostępne krzesła konferencyjne, sprawdzić sprzęt do projekcji i wyposażyć tablicę w gąbkę i zapas pisaków. Pomoże to zaoszczędzić cenny czas i skrócić spotkanie.

Zaangażuj uczestników – wprowadź element zaskoczenia
W trakcie spotkania, szkolenie czy innej sesji grupowej, można i trzeba dbać, aby uczestnicy skupiali uwagę na treści spotkania. Jak to najprościej zrobić? Nie udzielać głosu po kolei – sprawi to, że obecni będą musieli uważać. W końcu nikt nie chce zrobić złego wrażenia i dać się złapać na błądzeniu myślami gdzie indziej.

Zainwestuj w wygodne meble konferencyjne
Meble konferencyjne to najbardziej niedoceniany aspekt podczas spotkań. Często to nie narada jest nudna, tylko wyposażenie nie zapewnia należytej wygody. Dlatego wybór najbardziej podstawowych sprzętów, takich jak stoły czy krzesła powinien być świadomy. Zainwestuj w odpowiednie stoły konferencyjne oraz komfortowe krzesła dla uczestników. W procesie wyboru kieruj się jakością i wygodą, a potem dopiero ceną. Pamiętaj także, aby zadbać o wygląd całości pomieszczenia. Rozejrzyj się i dopasuj wyposażenie do kolorystyki i stylu pomieszczenia.

Bądź zarówno dobrym, jak i złym gliną

Jeśli jesteś przewodniczącym spotkania, prowadź je w taki sposób, aby pobudzać dyskusję i podsycać emocje. Możesz również zlecić to zadanie innemu uczestnikowi. Nie zawsze trzeba taką osobą wyznaczać, czasem w organizacji jest ktoś, kto ma skłonności do nieustannej krytyki – wykorzystaj to, udzielając mu głosu np. wtedy, gdy wszyscy inni zgadzają się ze sobą. Sprytny prowadzący odbierze głos także tym, którzy lubią być gwiazdorami w trakcie zebrania. Staraj się rozkładać uwagę i czas po równo. Niech każdy wyrazi swoje zdanie i je umotywuje. Takie działanie sprawi, że nikt nie będzie się czuł pominięty. Pomoże także dyscyplinować osoby ze skłonnościami do gadulstwa.

Przygotuj porządek obrad
Kiepska agenda to pierwszy krok do nieudanego spotkania. Brak planu kosztuje czas, a czas to pieniądz. Można go wykorzystać bardziej produktywnie lub po prostu inaczej. Dlatego przed każdym spotkaniem warto przygotować listę spraw do poruszenia i konsekwentnie trzymać się rozpiski. Meandrowanie na temat innych spraw zniecierpliwi przybyłych, a naprawdę ważne problemy pozostaną nierozwiązane.

Zachęcamy do wykorzystania omówionych wskazówek w praktyce. W naszej ofercie znajdziesz szeroką gamę stołów w różnych kształtach oraz wygodnych krzeseł, które zadbają o komfort uczestników firmowych spotkań. Zapraszamy!