Ukryte koszty biura – jak tanie miejsce pracy może w dłuższej perspektywie okazać się kosztowne

Niewygodne krzesło, biurko bez możliwości regulacji czy środowisko pracy, w którym dokuczają nadmierny hałas, czynniki rozpraszające i nieefektywne procesy, mogą wydawać się błahymi problemami. Jednak gdy takie niedogodności występują na co dzień, wpływają na koncentrację, wydajność i samopoczucie pracowników – a w ostatecznym rozrachunku także na wyniki finansowe firmy.

„Jeśli pracownik każdego dnia traci choćby kilka procent wydajności, skumulowane koszty szybko przewyższają nakłady niezbędne do zapewnienia odpowiedniego środowiska pracy” – mówi Elisabet Nilsson, Product Manager w firmie AJ ​​Produkty.

„Wiele osób zapewne przyjmuje do wiadomości, że »tak to już wygląda«. Nie zawsze bierzemy pod uwagę, że codzienne niedogodności mogą mieć długofalowe skutki. Jednak czas poświęcony na poszukiwanie odpowiednich materiałów czy sprzętu – albo spotkania, które nie przebiegają zgodnie z planem – również wiąże się z kosztami” – mówi Elisabet Nilsson.

Badania przeprowadzone na Uniwersytecie w Linköping wskazują, że nieco ponad połowa strat w produkcji związanych z chorobą występuje wtedy, gdy pracownik nadal wykonuje swoje obowiązki – przed zwolnieniem lekarskim lub po nim – a nie w trakcie samej nieobecności. Sugeruje to, że największe koszty często wynikają z obniżonej wydajności w codziennej pracy, czyli sytuacji, w których pracownicy wykonują swoje zadania, odczuwając ból, zmęczenie lub mając problemy z koncentracją, przez co nie są w stanie pracować na swoim zwykłym poziomie.

„Ergonomia stanowi kluczowy element rozwiązania, ale trzeba patrzeć szerzej niż tylko na cenę zakupu” – stwierdza.

To, że wiele firm wciąż koncentruje się na kosztach bezpośrednich, często wynika ze sposobu konstruowania budżetów. Koszt sprzętu jest łatwy do dostrzeżenia, zarejestrowania i porównania, podczas gdy koszty wynikające z nieefektywnych procesów pracy są znacznie trudniejsze do zidentyfikowania.