Poprawa produktywności w biurze

Badania nad produktywności trwają od kilku dekad. Co na nią wpływa? Jak ją zwiększyć? Analizuje się czynniki takie jak układy przestrzenne, style pracy, procedury oraz wiele innych, potencjalnie wpływających na poziom efektywności pracowników. Na przestrzeni lat zaszło wiele zmian, które zmieniły wygląd oraz sposób funkcjonowania biur i innych zakładów pracy. Czasy się zmieniły, otoczenie również, ale produktywność wciąż jest w centrum uwagi przedsiębiorców i badaczy. Nadal żywo poszukują oni pola do usprawnień. Dzieje się tak dlatego, że istnieje bezpośredni związek między produktywnością zespołu a zyskami firmy.

Przegląd czynników wpływających na poziom produktywności to intrygujące zadanie. Jest ich niemało i posiadają przeróżny wpływ na badany faktor kluczowy dla rozwoju firmy. Podczas analizy warto się skupić na pracowniku jako osi obrotu. Firma to pracownicy. Gdyby potraktować ich indywidualnie, poziom zaangażowania każdego z nich tworzy wspólne osiągnięcia, a te z kolei przekładają się na sukces organizmu jakim jest organizacja. Spoglądając na kwestię produktywności z takiego punktu widzenia, można łatwo dojść do wniosku, że skupienie się na potrzebach pojedynczego pracownika poskutkuje wzrostem produktywności całego zespołu.

Jak zatem wpłynąć na jakość pracy, uzyskując tym samym wymierne korzyści dla całej firmy? Przed takim zadaniem stają na co dzień pracodawcy wszystkich sektorów. Odpowiednie meble biurowe oraz wprowadzenie procedur, które zapewnią dobrą organizację dokumentów, regularne przerwy regeneracyjne oraz optymalny poziom komfortu podczas siedzenia to tylko niektóre czynniki, które wpływają na poziom produktywności pracownika. Niniejszy artykuł wyjaśnia kwestię wpływu wymienionych czynników na produktywność zespołu oraz podpowiada, jak szybko i sprawnie podnieść ten wskaźnik.

Porządek musi być!

W bałaganie źle się żyje i równie źle pracuje. Tylko niektórzy twierdzą, że nieład na biurku pomaga im w pracy, bo oni sami doskonale wiedzą, gdzie znaleźć to, czego akurat potrzebują. Nazywają ów nieład „artystycznym” i bronią swojego prawa do utrzymania w stanie daleko odbiegającym od wzorowego porządku. A tymczasem badania pokazują, że bałagan na biurku to jeden z największych zabójców produktywności (Ricker S., Career Builder, 10 BIGGEST PRODUCTIVITY AT WORK, 2014). Nieuporządkowane biurko komputerowe może być stanowiskiem pracy dla osoby kreatywnej, ale nie wszyscy tacy jesteśmy. Większość woli porządek, bo w takim otoczeniu lepiej się pracuje. Można zaryzykować stwierdzenie, że palenie też ma swoje dobre strony. Owszem, ale głównie szkodzi. To samo dotyczy bałaganu na biurku – korzyści są tu znacznie mniej spektakularne niż negatywne konsekwencje. Jedną z popularnych (i frustrujących!) sytuacji spowodowanych przez nieporządek jest zagubienie dokumentów. Każdemu z pewnością się to zdarzyło. Gdzie tu był… ale nie można znaleźć, gdy jest najbardziej potrzebny. Jak zapobiec tego rodzaju sytuacjom? Zdyscyplinować pracowników, aby regularnie porządkowali stanowiska i odkładali ważne dokumenty do szaf, a te niepotrzebne – utylizowali. Innym negatywnym skutkiem bałaganu jest stan zagubienia i rozprężenia. Objawia się on między innymi trudnością w ustalaniu priorytetów. W bałaganie wszystko jest jednakowo ważne i nieważne jednocześnie. Poszukiwanie dokumentów i brak priorytetów to opóźnienia i frustracja. Warto zastanowić się nad wprowadzeniem zasady, że każdy z pracowników musi uporządkować biurko przed opuszczeniem firmy, powiedzmy 5-10 minut przed końcem dnia roboczego.

Czas na przerwę

Bardzo ważne jest, aby pracownik nie był skazany na biurko i mógł od niego wstać, aby skorzystać z przysługującej mu przerwy. W niektórych firmach osoby, które nie znajdują się na stanowisku pracy są automatycznie uznawane za leniwe i bezproduktywne. A przecież nie sposób cały dzień siedzieć niemal bez ruchu! Zmiana pozycji, przejście kilku kroków czy proste ćwiczenia rozciągające to doskonały sposób na świeższy umysł. Pomaga to osiągnąć wyższy stopień koncentracji przy wykonywaniu kolejnych zadań. Niech pracownik sam zdecyduje, jak chce spędzić przerwę. Jedni wolą kubek herbaty w samotności, inni filiżankę kawy w towarzystwie kolegów. Jeszcze inni wychodzą zapalić lub zadzwonić do rodziny. Doskonałym pomysłem jest stworzenie specjalnej przestrzeni, gdzie można spędzić przerwę w ulubiony sposób. Pomieszczenie takie powinno posiadać wygodne miejsca do siedzenia, ekspres do kawy lub dystrybutor z wodą, prasę do poczytania oraz oddzielne miejsce przeznaczone do spożywania posiłków. Warto zadbać zarówno o kanapę, na której może usiąść kilka osób, które potrzebują rozmowy oraz o fotele, które pozwolą się odizolować. Pokój przerw to miejsce, które powinno zapewniać możliwość integracji oraz regeneracji sił na dalszą część dnia.

Komfort przede wszystkim

Biuro powinno być bezwzględnie strefą komfortu. Nic tak nie przeszkadza w pracy jak brak wygody! Przy regulowanym biurku i na krześle, które można dostosować do sposobu siedzenia pracuje się przyjemniej i wydajniej. Nie zabraniajmy również słuchać pracownikom muzyki, nawet jeśli pracują na wspólnej przestrzeni. Ulubione dźwięki gwarantują dobre samopoczucie i przyczyniają się do zwiększenia zadowolenia z pracy.

Omówione aspekty mogą znacząco wpłynąć na poziom produktywności w firmie. Zachęcamy do zastosowania przynajmniej niektórych z nich.