Metoda 5S: Poprawa wydajności pracy dzięki porządkowi
Bezpieczniejsza, szybsza i bardziej opłacalna produkcja - czy to możliwe? W okresie powojennym Japończyk Taiichi Ohno opracował dla Toyoty strategię, która miała mieć znaczący wpływ na całą branżę. Dziś możemy zastosować tę strategię do wszystkiego, od dużych organizacji po lokalną produkcję i bałagan na stole warsztatowym. Dowiedz się tutaj, jak zrozumieć i odnieść sukces dzięki metodzie 5S, która jest jednym z narzędzi do osiągnięcia sukcesu w strategii przepływu wartości!
Co oznacza skrót 5S?
Seiri. Seiton. Seisō. Seiketsu. Shitsuke. Jeśli nie mówisz biegle po japońsku, możesz również użyć angielskich odpowiedników:
- Sort
- Set in order
- Shine
- Standardise
- Sustain
Każde „s” oznacza pierwszą literę pięciu kroków metody. Tak łatwe do zapamiętania, jak prosta jest metoda!
Podstawowe zasady metody 5S
Sortuj: Usuń niepotrzebne przedmioty z miejsca pracy
Odrzuć to, co jest zbędne. Mogą to być narzędzia lub sprzęt w miejscu pracy, które nigdy nie są używane i dlatego zajmują niepotrzebnie miejsce lub zużyte narzędzia, które należy wymienić. Inwentaryzacja pomaga skrócić czas poświęcany na szukanie rzeczy i wyeliminować czynniki rozpraszające uwagę/przeszkody, które mogą prowadzić do wypadków.
Porządek: Organizuj rzeczy w taki sposób, aby były łatwo dostępne i łatwe do znalezienia
Uporządkuj swoje rzeczy zgodnie z logicznym systemem, który jest łatwy do zrozumienia. Może to obejmować, na przykład, etykietowanie półek i pojemników dla każdego narzędzia lub organizowanie stanowisk pracy w bardziej odpowiedni sposób. Chodzi o to, by nie tracić niepotrzebnie czasu na szukanie lub czekanie na narzędzia.
Połysk: Regularnie sprzątaj miejsce pracy
Upewnij się, że miejsce pracy i jego wyposażenie są utrzymywane w czystości. Pomyśl na przykład o tym, co zostanie dla następnej zmiany lub osoby. Dzięki regularnemu sprzątaniu można również wykryć nieprawidłowości, takie jak zużyty sprzęt lub zepsute maszyny. Innymi słowy, chodzi o utrzymanie rzeczy w dobrym stanie.
Standaryzacja: Stwórz rutyny i harmonogramy, aby utrzymać porządek i czystość w miejscu pracy
Oceń wyniki, na przykład za pomocą szablonów, protokołów lub schematów blokowych, które określają rutyny w codziennym życiu. Ten krok jest ważny, aby osiągnąć niezmiennie dobre wyniki. Na tym etapie możesz na przykład odkryć, że ustalony porządek nie działa zgodnie z zamierzeniami.
Podtrzymywanie: Utrzymuj i ulepszaj standardy poprzez ciągłe podążanie za poprzednimi krokami
Celem jest umożliwienie ustanowienia funkcjonujących procesów pracy w miejscu pracy. Zależy to od przestrzegania i prawidłowego wykonywania protokołów i harmonogramów. Na tym etapie odkryjesz, co może być potrzebne, aby przepływ działał, np. szkolenie pracowników, częstsze działania następcze, lepsze informacje zwrotne itp.
Jak metoda 5S stała się narzędziem usprawniającym pracę
Metoda 5S powstała w Japonii i została opracowana w połączeniu z TPS (Toyota Production Systems). Taichii Ohno, który był wówczas odpowiedzialny za produkcję w Toyocie, miał strategię eliminacji marnotrawstwa w produkcji. 5S podobnie opiera się na wydajności i strukturze, z silnym naciskiem na wyniki i ciągłe doskonalenie, i idzie w parze z Lean Management.
Mniejsze koszty, ta sama jakość
5S kładzie podwaliny pod rutynowe działania, które mogą usprawnić wszystkie aspekty działalności firmy. Odfiltrowując to, co nie jest konieczne, jest więcej czasu na to, co ważne, a przepływ pracy jest naturalnie płynniejszy. Celem jest osiągnięcie niezmiennie dobrych wyników - zarówno pod względem produkcji, jak i wydajności. Metoda 5S jest jednak strategią długoterminową, więc nie należy oczekiwać maksymalnych efektów od razu.
Skuteczny sposób na wyeliminowanie ryzyka
Metoda 5S to nie tylko pomocne narzędzie do tworzenia porządku w miejscu pracy. Wyraźne oznaczenia, znaki i struktura na półkach magazynowych przyczyniają się do bezpieczniejszego miejsca pracy, na przykład poprzez zmniejszenie ilości chodzenia tam i z powrotem w celu odzyskania czegoś, czego brakuje na stole warsztatowym. Regularne kontrole maszyn i narzędzi mogą również ujawnić usterki lub wady, które mogły spowodować wypadki.
Skuteczny sposób na zwiększenie wydajności pracy
Czas spędzony na pobieraniu rzeczy, szukaniu narzędzi lub oczekiwaniu na ich dostępność również wchodzi w zakres pojęcia marnotrawstwa. Analizując, gdzie znajdują się często używane narzędzia, ile materiałów jest wykorzystywanych w produkcji i jak wyglądają możliwości recyklingu w miejscach pracy, można szybko zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
Przykładem może być wykres spaghetti: Każdy członek zespołu zaznacza na planie przestrzeni roboczej, w jaki sposób się porusza. Wyniki mogą na przykład pokazać, że istnieje potrzeba większej liczby stacji recyklingu, aby skrócić czas poświęcany na transport materiałów, lub umieszczenia szafek narzędziowych i mobilnych paneli narzędziowych w większej liczbie zestawów, aby usprawnić pobieranie narzędzi. Niech cały zespół wspólnie przedyskutuje i oceni, w jaki sposób można zoptymalizować zarówno miejsce pracy, jak i etapy pracy.
Skuteczny sposób na podniesienie morale
To, jak czują się Twoi pracownicy, jest dobrym wskaźnikiem tego, jak dobrze radzisz sobie z metodą 5S. W zdezorganizowanym środowisku istnieją zarówno zagrożenia dla bezpieczeństwa, jak i ryzyko niezgody między pracownikami. Ktoś musi czekać, aby skorzystać z maszyny lub jest zmuszony szukać narzędzia, które ktoś inny zgubił. Kiedy zespół wspólnie bada możliwości zwiększenia produktywności, zachęca to zarówno do uczestnictwa, jak i jednoczy zespół.
Nie pozwól, aby 5S stało się zadaniem odgórnym
Oprócz dobrego przywództwa, aby odnieść sukces w metodzie 5S, wymagana jest praca zespołowa i wzajemny szacunek. Jeśli wszyscy są świadomi oczekiwań, może to mieć pozytywny wpływ na całą kulturę firmy. Nie należy też zapominać, że to pracownicy mają najlepszą wiedzę na temat tego, co jest marnotrawstwem w miejscu pracy.
Ostatecznie jest to umowa między kierownikiem a pracownikiem, a także między pracownikami. Nikt nie chce sprzątać swojego stołu warsztatowego z samego rana lub po kimś innym na początku zmiany. Jest to czasochłonne, ale łatwe do uniknięcia, jeśli miejsce pracy jest utrzymywane w czystości i porządku od samego początku.
Krok po kroku: Wdrożenie metody 5S
1. Zrób inwentaryzację i zastanów się, kiedy każdy przedmiot był ostatnio używany, do czego służy i jak często jest używany. Zdecyduj, czy je zachować. Wyrzuć, poddaj recyklingowi, przenieś, rozdaj lub pozbądź się tego, co jest niepotrzebne. Mniej rzeczy oznacza mniej zamieszania.
2. Umieść to, co musi być łatwo dostępne i zaznacz, gdzie powinno się znajdować. Rzeczy, których używasz najczęściej, powinny znajdować się najbliżej Ciebie. Dzięki zorganizowanemu systemowi można uniknąć czasu oczekiwania, niepotrzebnych transportów i konieczności sięgania po narzędzia. Pamiętaj, że informacje powinny być również łatwo dostępne i we właściwym miejscu, takie jak informacje o zamówieniach, plany i inne.
3. Regularnie sprzątaj i przeprowadzaj konserwację maszyn i innego sprzętu. Udokumentuj, jak powinno wyglądać miejsce pracy, gdy wszystko jest uporządkowane i wyczyszczone, na przykład robiąc zdjęcia.
4. Korzystaj z list kontrolnych, harmonogramów sprzątania i instrukcji, aby pamiętać, co należy zrobić, kiedy i przez kogo. Na tym etapie ważne jest, aby wszyscy zgodzili się na nowy standard i przestrzegali go w celu osiągnięcia rezultatu. Sprawdź przepływ pracy i udokumentuj, co działa, a co nie.
5. Utrzymuj, monitoruj i ulepszaj procedury w miarę odkrywania problemów. Dobrym pomysłem jest stworzenie wspólnego, długoterminowego planu dotyczącego tego, gdzie chcemy być za rok, dwa lub pięć lat.
Szósty krok metody 5S
Czasami dodaje się szóste „s”, które oznacza bezpieczeństwo. Może to obejmować przegląd potencjalnych zagrożeń i ryzyka lub szkolenie pracowników w zakresie procedur bezpieczeństwa i regularne korzystanie ze standardowych list kontrolnych.
Możliwość zastosowania z innymi strategiami
Metoda 5S jest szczególnie popularna w produkcji przemysłowej, ale można ją łączyć i stosować do różnych metod pracy. Tak samo dobrze sprawdza się na biurku, jak i w biznesie w ogóle. Ponieważ metoda jest prosta, można ją stosować równolegle z innymi systemami i strategiami, takimi jak Kanban czy PDCA.
Podsumowanie
Metoda 5S składa się z pięciu kroków: Sortowanie, Porządkowanie, Nabłyszczanie, Standaryzacja i Podtrzymywanie, które razem przyczyniają się do bezpieczeństwa, porządku i wydajności w miejscu pracy. 5S może być stosowana w każdej organizacji, zarówno dużej, jak i małej, i jest skuteczną metodą poprawy zarówno wydajności pracy, jak i środowiska pracy. Metoda ta jest również kompatybilna z innymi strategiami i łatwa do wdrożenia krok po kroku.
