Jak prowadzić udane spotkania hybrydowe
Popularną formą konferencji są w dzisiejszym świecie spotkania hybrydowe. Oznacza to, że uczestniczysz cyfrowo, zwykle za pośrednictwem łącza lub platformy, na której uczestnicy dołączają do transmisji audio lub/i wideo, zarówno zdalnie, jak i fizycznie w biurze.
Spotkania hybrydowe zapewniają dużą swobodę dzięki możliwości dołączenia z dowolnego miejsca, ale wiążą się również z pewnymi wyzwaniami. Aby uzyskać możliwie płynną komunikację, powinieneś pomyśleć o kilku praktycznych sprawach:
1. Przygotuj plan spotkania i wyślij go w zaproszeniu na spotkanie. W ten sposób wszyscy uczestnicy mogą lepiej przygotować się do konferencji.
2. Przedstawienie wszystkich obecnych na początku spotkania zapobiega anonimowości i ośmiela uczestników do zabrania głosu.
3. Upewnij się, że technologia działa – przetestuj sprzęt i oprogramowanie. Trzeba pobrać aplikację lub mieć konto, aby wziąć udział w spotkaniu? Jeśli tak, daj znać uczestnikom wcześniej.
4. Upewnij się, że istnieje zgoda co do oczekiwań/celów oraz agendy.
5. Koordynuj i moderuj, aby wszyscy uczestnicy mogli bez przeszkód uczestniczyć i mieć możliwość zabrania głosu podczas spotkania.
6. Dodaj czat, który lider spotkania lub inna wyznaczona osoba śledzi i obsługuje.
1. Przygotuj plan spotkania i wyślij go w zaproszeniu na spotkanie. W ten sposób wszyscy uczestnicy mogą lepiej przygotować się do konferencji.
2. Przedstawienie wszystkich obecnych na początku spotkania zapobiega anonimowości i ośmiela uczestników do zabrania głosu.
3. Upewnij się, że technologia działa – przetestuj sprzęt i oprogramowanie. Trzeba pobrać aplikację lub mieć konto, aby wziąć udział w spotkaniu? Jeśli tak, daj znać uczestnikom wcześniej.
4. Upewnij się, że istnieje zgoda co do oczekiwań/celów oraz agendy.
5. Koordynuj i moderuj, aby wszyscy uczestnicy mogli bez przeszkód uczestniczyć i mieć możliwość zabrania głosu podczas spotkania.
6. Dodaj czat, który lider spotkania lub inna wyznaczona osoba śledzi i obsługuje.
Aspekty techniczne to nie wszystko. Ważne jest, aby uczestnicy mieli możliwość uczestniczenia na równych warunkach i mogli poprosić o zabranie głosu itp. Można to osiągnąć poprzez stworzenie jasnych procedur dla spotkań hybrydowych. Innym wyzwaniem związanym z cyfrowymi spotkaniami jest to, że skupienie trwa najwyżej przez 30-40 minut, ponieważ mózg musi przetworzyć o wiele więcej bodźców niż podczas fizycznego spotkania. Dodanie przerw do programu spotkania jest zatem niezwykle ważne, jeśli nie chcesz stracić zainteresowania i uwagi uczestników.
Nowe artykuły prosto do Twojej skrzynki!
Kilka razy w miesiącu wysyłamy nasz newsletter z wartościowymi artykułami, przewodnikami po produktach, inspirującymi aranżacjami wnętrz oraz aktualnymi promocjami. Zapisz się już dziś!Zapisz się tutaj!
Proszę czekać...
Klikając "Zapisz", potwierdzasz, że zapoznałeś się z polityką prywatności.