0
Przejdź do koszyka
Netto (Zmień)
Suma
Cena/szt.
Ilość
Produkt
Twój koszyk jest pusty
Ceny bez VAT
0,-
Przejdź do koszyka
Edytuj
Produkty
SALE

Szafy biurowe: 3 sposoby na lepszą organizację dokumentów

szafy biurowe
Artykuł

W dzisiejszych czasach firmy zachęcają pracowników do lepszej organizacji stanowisk pracy. Wynika to z faktu, że porządek zmniejsza ryzyko urazów i wypadków, świadczy o profesjonalizmie i wzmaga produktywność zespołu (Nicole R., WHY ORGANIZING THE WORKPLACE IS IMPORTANT, b.d.). Jednym z najprostszych sposobów na lepszą organizację są szafy biurowe. Pracownicy mogą w nich przechowywać teczki, segregatory z dokumentami, przybory biurowe itp. Same szafy to jednak nie wszystko. Jeśli przedmioty nie są przechowywane w sposób systematyczny i uporządkowany, pozostanie bałagan. Nie będzie on może widoczny na pierwszy rzut oka, ale i tak będzie przeszkadzał. Nie zniknie frustracja związana z poszukiwaniem zagubionych dokumentów i zamieszanie negatywnie wpływające na poziom produktywności. Jak widać, niezwykle ważne jest, aby zastosować metody organizacji, które pozwolą uniknąć negatywnych konsekwencji wynikających z bałaganu. Poniżej omówiono kilka technik pomocnych na drodze do lepszej organizacji dokumentów i przedmiotów codziennego użytku w biurach.

 


Systemy organizacji dokumentów
Rola, którą pełni szafa na dokumenty to pomoc w sprawnym przechowywaniu dokumentów bez konieczności spędzania długich godzin na późniejszych poszukiwaniach. Warto wprowadzić w firmie system, który usprawni przechowywanie i odnajdowanie właściwych dokumentów. Jednym ze sposobów jest porządek chronologiczny. Taki system organizacyjny pomoże odnaleźć poszukiwane dokumenty po dacie. Innym typem działania zmierzającym do porządku w dokumentach jest numeracja. Nadawanie numerów sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku faktur. Aby sposób ten działał optymalnie, warto oznakować półki w szafach lub na regałach zakresem numerów znajdujących się na nich dokumentów. Znacznie poprawi to identyfikację i odnalezienie żądanego dokumentu. Istnieje więcej systemów organizacji, ale najważniejsze jest, aby ściśle ich przestrzegać. Systematyczność to w tym przypadku klucz do sukcesu, czyli dobrej organizacji dokumentów w miejscu pracy.

 


Kolory jako kody
Doskonałym sposobem poprawiającym identyfikację oraz późniejsze odnajdywanie dokumentów jest przypisanie im kolorów. Pomoże to nie tylko jasno oznaczyć dokumenty, ale także doskonale wygląda. Kolorami można oznaczać nie tylko dokumenty, ale także tacki, teczki itp. Warto także stworzyć listę wszystkich kolorów używanych jako oznaczenia typów dokumentów i powiesić ją w formie legendy w widocznym miejscu w biurze. Kolory z pewnością ułatwią pracę wszystkim, szczególnie nowym pracownikom lub takim, którzy rzadko pracują z dokumentacją. Dodatkowo, wystarczy rzut oka, aby zauważyć, że jakiś dokument pochodzi z innej grupy i należy go przełożyć we właściwe miejsce. Kolor bezbłędnie to podpowie.

 


Archwizowanie i wyrzucanie
W trakcie dnia pracy, zatrudnione osoby drukują wiele dokumentów. Zwykle, zamiast od razu odkładać do szaf, składują je na tackach lub w przegrodach i wkładają do szaf pod koniec dnia pracy. Pomaga to sprawniej archiwizować i nie odciąga od wykonywanych zadań. Pracodawcy powinni wymagać, aby dokumenty nie leżały tygodniami na biurkach, ale były sumiennie odkładane we właściwe miejsce, czyli do szaf, z określoną częstotliwością. Istotną kwestią jest też obecność pojemników na śmieci w okolicach stanowisk pracy. Dzięki nim, można szybko pozbyć się niechcianych dokumentów, których nie ma potrzeby dalej przechowywać.


Wprowadzenie systemu organizacji dokumentów, przypisanie typom kolorów oraz zadbanie o pojemniki na śmieci na stanowiskach, pomoże sprawniej przechowywać dokumenty w szafach. Dzięki tym praktykom, znajdą się w nich jedynie potrzebne dokumenty i będą one ułożone w należytym porządku. Pracodawcy powinni nabyć trwałe i bezpieczne meble oraz akcesoria ułatwiające organizację dokumentów. W ofercie AJ Produkty można znaleźć pojemne szafy metalowe na dokumenty oraz wszechstronne regały, które pomogą przechować wszystko, co niezbędne. Oprócz tego, oferujemy także tacki i przegrody na dokumenty, etykiety, teczki i funkcjonalne kosze na odpady. Zapraszamy do naszego sklepu internetowego!