Kobiece przywództwo i metoda Kaizen – historia sukcesu
– Patrząc wstecz na moją karierę w branży produkcyjnej, zdaję sobie sprawę, że najtrudniejsze było osiągnięcie zrównoważonego poziomu pewności siebie i wiedzy. Trochę czasu zajęło mi zrozumienie, że cechy typowo kobiece, takie jak dostrzeganie potrzeb innych, wrażliwość, cierpliwość i chęć znalezienia kompromisu, są w biznesie równie potrzebne jak wiedza techniczna.
Wioleta wierzy, że te cechy pomagają zachować równowagę w rozwoju firmy.
– Największe bariery widzę w sobie, a ich pokonanie i zaufanie intuicji daje szansę na podążanie własną drogą, pomimo otaczających mnie stereotypów.
Kaizen i Lean
To, co kiedyś było niewielką stolarnią, dziś jest fabryką, która co tydzień wysyła około 25–30 ciężarówek z meblami do centralnego magazynu AJ Produkty w Halmstad. Fabryka prowadzona przez Wioletę Kowalik stale się rozwija, aby optymalizować produkcję i udoskonalać procesy oraz metody zarządzania.
- Nasza organizacja posiada zintegrowany system zarządzania oparty na ciągłym doskonaleniu. To także jedna z najważniejszych wartości naszej firmy, dlatego idee Kaizen i Lean są dla nas bardzo ważne.
Kaizen pochodzi od japońskiego słowa oznaczającego „doskonalenie” i jest koncepcją z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem. Chodzi o to, aby dążyć do ciągłego rozwoju poprzez mniejsze modyfikacje – a nie duże i radykalne. Można to osiągnąć zarówno poprzez poprawę zdrowia i dobrego samopoczucia personelu, jak i poprzez skrócenie niepotrzebnie długich etapów pracy. Celem jest zmniejszenie ilości odpadów, na przykład pochodzących z produkcji. Lean, podobnie jak Kaizen, to pomysł Taiichi Ohno. Narodził się, kiedy po II wojnie światowej japoński przemysł wojskowy miał zostać przekształcony w przemysł cywilny. Lean to metoda pracy mająca na celu usprawnienie metod pracy, eliminację marnotrawstwa, czyli uczynienie produkcji bardziej „odchudzoną”, na przykład pod względem czasochłonności i innych zasobów. Służy maksymalizacji produktywności.
W AJFF Kaizen i Lean są czymś oczywistym i sposobem, aby stale być na bieżąco, jeśli chodzi o produkcję, pozostając w czołówce w swojej branży. Każdy proces jest monitorowany codziennie, co tydzień, co miesiąc i co rok. W przypadku nieosiągnięcia celów podejmowane są natychmiastowe działania usprawniające procesy i prowadzona jest aktywna współpraca ze wszystkimi działami organizacji w celu eliminacji odchyleń.
W halach fabryki stosowane są systemy IT, ale także fizyczne tablice procesowe Kamishibai, dzięki którym kierownicy działów mogą szybko uzyskać przegląd aktualnej sytuacji.
– Każdego dnia menedżerowie udają się na obchód po wszystkich działach fabryki i zapoznają się z zadaniami i statusami. Następnie omawiane są takie tematy, jak bezpieczeństwo pracy, jakość, dostępność, kwestie techniczne i konserwacyjne. Na tablicach procesowych pracownicy fabryki mogą też np. zaznaczać, czy na danym etapie produkcji pojawił się problem, co jest sprawdzane podczas codziennych wizyt – mówi Wioleta.
Obecnie trwają prace nad digitalizacją tablic procesowych, tak aby wszystko było dostępne online i dane można było wyświetlać na ekranach, miejmy nadzieję, że uda się to jeszcze przed końcem bieżącego roku.
Nowoczesna technologia
W 2021 roku wdrożono system o nazwie Proxia, składający się z trzech procesów: MES (Manufacturing Execution System), CMMS (Computerized Maintenance Management System) oraz APS (Advanced Planning System)*.
- W tygodniu produkcyjnym realizujemy łącznie około 3500 zamówień. Dzięki systemowi możemy kontrolować co do sekundy każde zlecenie produkcyjne oraz działanie maszyn.
Ponadto na każdym stanowisku pracy znajdują się komputery Proxia, z których korzystają pracownicy - praca jest na bieżąco rejestrowana przez cały dzień. Oznacza to, że można monitorować status i postępy w czasie rzeczywistym. Dzięki temu dokładnie wiadomo, na jakim etapie produkcji znajdują się poszczególne produkty.
– Jeśli w maszynie pojawi się nagły błąd lub w fabryce pojawi się problem, od razu dostaję o tym informację i możemy przystąpić do działań naprawczych – mówi Wioleta.
Każdy ma głos
Innym sposobem, w jaki zespół pracuje wydajnie i nad rozwojem, jest umożliwienie pracownikom uczestnictwa i wywierania wpływu. Zachęcamy pracowników AJFF do zgłaszania własnych sugestii dotyczących ulepszeń, niezależnie od tego, czy dotyczą one systemów, z którymi pracują, czy mniejszych rzeczy mających wpływ na ich codzienne życie w pracy. Aneta Magdziarek, menadżer HR w AJFF, uważa, że ważne jest, aby pracownicy czuli, że mają szansę wnieść swój wkład i rozwijać firmę. Ci, którzy pracują na miejscu, widzą rzeczy z innej perspektywy niż przełożeni, i to jest coś, co zespół zarządzający chce wykorzystać.
Liderka? Obecna!
Dla Wiolety ważne jest, aby pracownicy czuli, że ona i pozostali członkowie kadry zarządzającej oraz szefowie działów są obecni podczas codziennej pracy. W ciągu dnia większość czasu spędza w biurze, ale stara się codziennie odwiedzać obie hale produkcyjne, choćby po to, by sprawdzić sytuację i porozmawiać z pracownikami.
- Pomiędzy kolejnymi zmianami szef działu organizuje krótkie spotkanie, podczas którego omawiane są zadania, wyznaczone cele itp. Ważne jest jednak, aby móc prowadzić spontaniczne rozmowy z personelem. Produkcja jest sercem firmy, ale najcenniejszym co mamy, są nasi pracownicy.
MES to komputerowy system zarządzania produkcją stosowany w przedsiębiorstwach produkcyjnych.
CMMS to oprogramowanie, które pomaga planować, śledzić i zarządzać pracami konserwacyjnymi maszyn, pojazdów i innych aktywów.
APS to system planowania, który pomaga firmom optymalizować produkcję, dystrybucję i magazynowanie.